Même si un centre esthétique n’est pas obligé de donner une facture à chaque patient, le centre doit établir et conserver des données de facturation qu’il doit tenir disponible en cas de contrôle fiscal.
La facturation
L’établissement et la conservation des données de facturation dans un centre esthétique peut se faire de deux manières : soit sur papier, soit électroniquement.
Le professionnel redevable de la TVA qui enregistre ses données de facturation sur support électronique doit utiliser un logiciel certifié. Les logiciels de bureautique, tableurs ou traitements de texte, peuvent néanmoins être utilisés pour facturer mais les factures ne doivent pas être conservées sur support informatique car celles-ci seraient alors facilement modifiables et n’offriraient aucune garantie de traçabilité.
Pour un professionnel non redevable de la TVA, la loi impose de tenir un livre de recettes à jour détaillant chaque entrée financière. Les enregistrements de données peuvent s’effectuer sur support informatique certifiés ou non certifiés comme Excel ou Word.
L’utilisation de logiciels de bureautique présente des inconvénients : chronophages, risques d’oubli ou d’erreur, suivi fastidieux des factures et des impayés, etc. La conservation de données sur Excel ou Word est déconseillée pour éviter tout litige en cas de contrôle fiscal. La prochaine réforme sur la facturation électronique va complexifier le quotidien de ceux qui continueront d’utiliser de tels logiciels.
Chez tous les professionnels, les encaissements enregistrés informatiquement doivent l’être sur un logiciel certifié.
Cas des centres privés faisant appel à des médecins
Les centres de médecine esthétique font appel à des médecins pour réaliser les prestations qu’ils proposent. Ces médecins sont souvent des travailleurs indépendants ayant le statut juridique d’Entreprise Individuelle.
Les deux entités, médecin et centre, doivent établir leur propre facturation pour chaque soin réalisé (double facturation) : le médecin rémunère sa prestation et le centre couvre ce qu’il a mis à disposition du médecin pour lui permettre de réaliser ses soins (locaux, consommables, matériels, assistantes,…). Dans le cas d’une double facturation, chaque médecin doit posséder sa propre séquence de numéros de facturation.
La répartition du prix d’un soin est négociée entre le médecin et le centre. Les taux de redevance d’un médecin varient selon le type de soin et selon que l’acte médical est réalisé par le médecin ou délégué à un(e) assistant(e).
Les deux facturations peuvent être faites soit de manière différée dans le temps (le médecin facture en salle de soins, puis le centre facture à l’accueil), soit simultanément (l’accueil du centre facture pour le centre et pour le médecin).
Il est très pratique d’utiliser un logiciel de facturation dédié, comme AMESLA V5, qui calcule automatiquement les parts du médecin et du centre selon l’acte facturé.