La demande en soins de médecine esthétique ne cesse d’augmenter. La gestion d’un nombre croissant de patients génère ainsi de nouveaux défis.
Les tâches du médecin « chef d’entreprise »
Les médecins se forment aux nouvelles techniques médicales lors de soirées, séminaires ou congrès professionnels. Ils sont « techniquement » bien formés mais la gestion d'une activité esthétique en expansion nécessite d’autres compétences, toutes aussi importantes : celles d’un chef d’entreprise.
Le médecin « chef d’entreprise » doit ainsi se former aux fondamentaux de la gestion, développer un raisonnement stratégique et utiliser des outils de suivi de performances, afin de pouvoir prendre les bonnes décisions au bon moment et s’assurer de la vitalité de sa structure.
Il doit rendre sa pratique productive en automatisant les tâches administratives, en motivant ses collaborateurs, en mettant en place une organisation sans faille, en communiquant de la meilleure façon avec ses patients,…
Le médecin « chef d’entreprise » doit également prendre en compte un environnement réglementaire évolutif :
- La réglementation sur l’épilation définitive du 24 mai 2024 entraine de nouvelles obligations administratives, notamment le suivi de l’entretien des matériels d’épilation, la traçabilité des effets secondaires observés et leur déclaration s’ils sont graves.
- L’article 88 de la loi n°2015-1785 de finances pour 2016 contraint, depuis le 1er janvier 2018, tout centre de médecine esthétique utilisant un logiciel de facturation/encaissement à utiliser un logiciel de facturation certifié.
- Le chef d’entreprise doit mettre sa structure en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
- L’entrée en vigueur en 2026/2027 de la réforme sur la facturation électronique va générer des obligations d’e-reporting périodiques à l’administration fiscale.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion ?
L’utilisation d’un logiciel répond à plusieurs objectifs dans le cadre d’une optimisation d’activité :
- Gagner du temps (le plus possible)
- Regrouper et centraliser les données des patients pour les retrouver facilement
- Sécuriser les données (si celles-ci sont conservées sur un serveur spécifique sécurisé)
- Contrôler les coûts, en suivant notamment les stocks de produits
- Fidéliser les patients
L’expérience patient
Dans un objectif de différentiation, la qualité du service rendu aux patients est essentielle de nos jours. Les patients attendent un résultat clinique mais aussi le service associé. Ils apprécient que leur médecin s’approprie les nouvelles technologies, notamment des logiciels qui aident à satisfaire les patients en termes de service rendu : confirmation et rappel de rendez-vous, envoi de documents ou photos, signature numérique des devis et consentements, prise de rendez-vous en ligne, espace patient en ligne,…
Logiciel installé sur ordinateur ou logiciel en ligne ?
Le choix se pose entre faire l’achat de logiciels installés en local sur des ordinateurs ou bien utiliser des applications en ligne (Software as a Service ou SaaS).
Dans ce dernier cas, les logiciels sont situés sur le cloud, c’est-à-dire dans des serveurs de données appartenant à un fournisseur externe. L'ordinateur du client établit simplement une connexion avec le serveur du fournisseur via un navigateur internet.
Aujourd’hui, la grande majorité des nouveaux logiciels sont en ligne. L’utilisateur « loue » les services du logiciel et souscrit un abonnement.
Par rapport aux logiciels installés sur ordinateur, les logiciels en ligne présentent des avantages importants :
- Mises à jour et sauvegardes régulières, automatiques et incluses dans l’abonnement
- Utilisables en mobilité sur tablette ou smartphone
- Partage des informations en temps réel entre les différents collaborateurs
- Hébergement des données sur serveur « Données de santé » ultra sécurisé
- Risques infimes de perte de données en cas de virus, piratage ou plantage d’ordinateur
- Aucun investissement de départ et d’installation de logiciel
Plusieurs logiciels thématiques ou un logiciel « tout-en-un » ?
L’autre question que peut se poser le chef d’entreprise est : faut-il mieux utiliser un logiciel par besoin (agenda, prise de rendez-vous, gestion des dossiers patient, éditeur de document,..) ou un logiciel « tout-en-un » qui regroupe l’ensemble des fonctionnalités nécessaires ?
La réponse tend vers le logiciel médical « tout-en-un » pour des raisons de coûts, de gains de temps, de centralisation des informations et de facilité de partage des données.
Le logiciel « tout-en-un » accompagne le praticien « chef d’entreprise » dans la gestion, la communication et le développement de sa structure au travers de fonctionnalités aussi simples qu’indispensables. Il engendre des gains métiers (permettant de recentrer les équipes sur le soin proprement dit), des gains financiers (réductions de coûts) et des gains environnementaux (moins de papier,….).
Le logiciel « tout-en-un » permet une gestion optimale des patients et une approche relationnelle plus élaborée avec les patients.
7 bonnes raisons d’utiliser un logiciel en ligne
- Pour ne pas perdre son temps avec des tâches administratives ou répétitives sans réelle valeur ajoutée
- Pour réduire ses coûts
- Pour apporter de nouveaux services aux patients
- Pour ne pas se soucier des contraintes techniques liées au logiciel utilisé (sauvegardes, mises à jour,…)
- Pour centraliser et sécuriser ses données patients (ce que ne permettent pas les logiciels Word, Excel, Filemaker… ou les enregistrements papier)
- Pour pouvoir accéder au logiciel où l’on veut sur n’importe quel appareil
- Pour s’adapter à son époque : les logiciels en ligne se développent rapidement dans tous les secteurs d’activité compte tenu de leurs nombreux avantages
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