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Bien choisir son logiciel de gestion de clinique ou centre esthétique

La demande de soins esthétiques ne cesse d’augmenter : de plus en plus de patient(e)s franchissent la porte de cabinets ou centres spécialisés. Mais le nombre croissant de patients génère des difficultés. Les praticiens et leurs collaborateurs(trices) sont rapidement surmenés, et quelquefois sujets au stress, ce qui a des conséquences sur la qualité des soins prodigués, sur la relation patient et sur la gestion globale de la structure.

Les tâches du médecin « chef d’entreprise »

Les médecins se forment régulièrement aux nouvelles techniques médicales lors de soirées, séminaires ou congrès professionnels. Au final, ils sont « techniquement » bien formés. Mais la gestion d'une activité médicale, surtout si elle est en expansion, nécessite d’autres compétences, toutes aussi importantes : celles d’un chef d’entreprise.devis-123-rf

Le médecin « chef d’entreprise » doit ainsi se former aux bases de la gestion, développer un raisonnement stratégique et utiliser des outils de suivi de performances, afin de pouvoir prendre les bonnes décisions au bon moment et s’assurer de la vitalité de sa structure.

Il doit rendre sa pratique productive en automatisant les tâches administratives à faible valeur ajoutée, en motivant ses collaborateurs, en mettant en place une organisation sans faille, en communiquant de la meilleure manière avec ses patients, en respectant les contraintes légales et réglementaires,…

Le médecin « chef d’entreprise » doit prendre en compte un environnement réglementaire qui évolue rapidement :

  • Si le centre utilise un logiciel pour enregistrer ses facturations et encaissements, l’article 88 de la loi de finances 2016 l’oblige à utiliser un logiciel de facturation certifié.
  • La future réglementation sur l’épilation définitive va obliger les centres à suivre la maintenance de leurs matériels d’épilation et à répertorier/signaler tout effet secondaire.
  • Le chef d’entreprise doit mettre sa structure en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
  • La réforme sur la facturation va générer des obligations d’e-reporting périodiques à l’administration fiscale.

La qualité du « service patient »

Dans un objectif de différentiation, l’expérience patient devient essentielle de nos jours. Les patients attendent un résultat clinique mais aussi un service associé. Ils apprécient que leur médecin s’adapte aux nouvelles technologies. Un logiciel aide le praticien à satisfaire ses patients en termes de service rendu : communications bidirectionnelles, confirmations et rappels de rendez-vous, envoi de documents ou photos par email, signature numérique des devis et consentements,….

Un logiciel médical bien choisi permet de se libérer de beaucoup de contraintes, de se dégager du temps, d’améliorer le fonctionnement de son centre et d’augmenter la fidélisation de ses patients.

Choisir un logiciel médical installé sur ordinateur ou en ligne ?

software-pixabayUn praticien « chef d’entreprise » a le choix entre faire l’achat d’un logiciel qu’il installera en local sur les ordinateurs de son centre ou bien souscrire un abonnement pour des applications en ligne (Software as a Service ou SaaS). Dans ce dernier cas, les logiciels sont hébergés sur le cloud, c’est-à-dire dans des serveurs de données appartenant à un fournisseur externe qui y donne l’accès à ses abonnés. L'ordinateur de l’abonné établit simplement, via un navigateur, une connexion avec le serveur.

Les deux solutions présentent les avantages et inconvénients détaillés ci-dessous :

Logiciel sur ordinateur

Logiciel en ligne

Avantages  Possession et contrôle du logiciel

 Les données demeurent chez l’utilisateur   (sauf si piratage)

 

 Utilisable partout, sur ordinateur, tablette   ou smartphone

 Frais de maintenance, de mise à jour et de   sauvegarde inclus dans l’abonnement

 Coût mensuel fixe vite rentabilisé

 Partage des informations en temps réel

 Sécurisation des données HDS

Inconvénients  Pas d’utilisation en mobilité

 Investissement de départ pouvant être   important 

 Frais annuels (contrat de maintenance,   mises à jour, sauvegardes)

 Pas d'échange d'information en temps réel,   sauf si serveur

 Risques de perte de données en cas de   virus, piratage ou plantage d’ordinateur

 Nécessité d’un accès internet

 Possibles difficultés de récupération des   données en cas de résiliation de   l’abonnement

Utiliser plusieurs logiciels thématiques ou un logiciel « tout-en-un » ?

L’autre question que peut se poser le chef d’entreprise est : faut-il mieux utiliser un logiciel par besoin (agenda, prise de rendez-vous, gestion des dossiers patient, éditeur de document,..) ou un logiciel « tout-en-un » qui regroupe l’ensemble des fonctionnalités nécessaires ?

La réponse tend vers le logiciel médical « tout-en-un » pour des raisons de coûts, de centralisation des informations et de facilité de partage des données.samsung-tablet-pexels

Le logiciel « tout-en-un » accompagne le praticien chef d’entreprise dans la gestion, la communication et le développement de sa structure au travers de fonctionnalités aussi simples qu’indispensables. Il engendre des gains métiers (permettant de recentrer les équipes sur le soin proprement dit), des gains financiers (réductions de coûts) et des gains environnementaux (moins de papier,….).

Le logiciel « tout-en-un » permet une approche relationnelle plus élaborée avec les patients, qui sont de plus en plus exigeants et attendent un service de qualité.

7 bonnes raisons d’utiliser un logiciel en ligne

  1. Pour ne plus perdre de temps avec des tâches administratives ou répétitives et être plus efficace
  2. Pour réduire ses coûts et développer sereinement son activité
  3. Pour apporter de nouveaux services aux patients
  4. Pour ne pas se soucier des contraintes techniques liées à un logiciel (sauvegardes, mises à jour,…)
  5. Pour centraliser et sécuriser ses données patients (ce que ne permettent pas les logiciels Word, Excel, Filemaker… ou les enregistrements papier)
  6. Pour être libre et pouvoir accéder au logiciel où l’on veut et sur n’importe quel appareil
  7. Pour s’adapter à son époque : les logiciels en ligne se développent rapidement dans tous les secteurs d’activité compte tenu de leurs nombreux avantages
ANCIENNE GESTION D’ACTIVITE GESTION D’ACTIVITE MODERNE
 Dossiers patient sur papier, Word, Excel ou Filemaker   ⇒ Dossiers patient gérés et stockés en ligne
Données patient peu sécurisées  ⇒ Données ultra-sécurisées sur serveur HDS
Sauvegarde des données non systématique  ⇒ Sauvegarde journalière automatique
Consultation des données sur le lieu de travail  ⇒ Consultation des données n’importe où
Gestion « artisanale » de l’activité  ⇒ Gestion « automatisée » de l’activité
Pas ou peu d’outils de pilotage d’activité  ⇒ Statistiques d’activité avec indicateurs de performance
Gestion fastidieuse des photos  ⇒ Capture et gestion facile des photos
Edition des documents patient sur papier ou Word  ⇒ Edition des documents en ligne d’un clic
Signature des devis et consentements sur papier  ⇒ Signature numérique des devis et consentements
Communication patient : téléphone, email et SMS  ⇒ Communication patient : messageries de réseaux sociaux
Gestion manuelle des stocks et des matériels  ⇒ Gestion informatique des stocks et des matériels avec alertes
Peu de suivi patient et de contrôle de la satisfaction  ⇒ Développement et suivi de la satisfaction/engagement patient
Pas de rentabilisation directe des logiciels  ⇒  Amortissement de l’abonnement mensuel au logiciel grâce à la génération de nouveaux actes

 

Les systèmes de gestion et de facturation, l'optimisation des flux vont profondément changer la manière dont les médecins abordent ces tâches périphériques aux activités médicales mais dont ils ne peuvent pas faire l'économie. AMESLA est un outil qui les accompagne au quotidien afin qu’ils puissent s’adapter à leur environnement en constante évolution et se concentrer sur les soins aux patients.