La facture électronique
Une facture électronique n'est pas un simple document PDF ou une facture papier scannée. C’est une facture créée, envoyée et conservée sous forme dématérialisée, comportant un fichier de données structurées lisibles par des logiciels spécialisés. Le format de facture électronique le plus utilisé devrait être le format PDF/A-3 (appelé aussi Factur-X) qui réunit dans un même fichier un format PDF et un format XML. Ce format est lisible par les humains et les logiciels.
A partir du 1er juillet 2024, les médecins et centres de médecine esthétique devront être en mesure de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs.
E-invoicing
L’e-invoicing concerne les facturations entre entités assujetties à la TVA, qu'elles soient redevables ou non de la TVA (ex. franchise en base). A partir du 1er janvier 2026, les médecins et centres qui facturent d’autres assujettis à la TVA seront ainsi dans l’obligation d’émettre des factures électroniques.
E-reporting
Le e-reporting est la transmission à l'administration d’informations relatives à des opérations qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Il s'agit notamment des opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers, donc avec les patients.
A partir du 1er janvier 2026, les médecins et centres de médecine esthétique, qu'ils soient redevables ou non de la TVA (ex. franchise en base), seront ainsi dans l'obligation de transmettre périodiquement des données de facturation et de paiement. Les données à fournir seront globalisées à la journée et correspondront au chiffre d'affaires quotidien.
Si des factures électroniques sont remises aux patients, il sera possible de les transmettre directement. Les données pour le e-reporting seront alors extraites de ces factures.
Si le médecin ou le centre dispose d'un logiciel de caisse, les données incluses dans le récapitulatif des données journalières d'une caisse pourront faciliter la transmission des données attendues sous format dématérialisé et structuré.
En l’absence de logiciel de caisse, le professionnel aura la possibilité de faire des saisies manuelles ou de transmettre des états récapitulatifs des transactions réalisées sur la période.
Dépôt des données de facturation
Le dépôt des données des e-reporting et e-invoicing se feront soit directement sur le futur Portail Public de Facturation (PPF), soit sur des plateformes intermédiaires qui transmettront les données ensuite au PPF, qui se chargera de transmettre à son tour les données à l’administration fiscale.
Dans le cadre du e-invoicing, il existera une période de transition jusqu'au 31 décembre 2027 pendant laquelle les dépôts des factures en format PDF simple seront possibles. L’administration se chargera d’extraire les données des PDF.
Dans le cadre du e-reporting, les données de facturation devront être envoyées à une fréquence qui dépend du régime d'imposition de TVA de chaque centre esthétique :
- Réel normal mensuel : tous les 10 jours
- Réel normal trimestriel ou réel simplifié : tous les mois
- Franchise en base de TVA : tous les 2 mois
Les données de paiement devront être envoyées sur une base mensuelle, sauf dans le cas des entités en franchise en base de TVA pour qui l’envoi devra se faire tous les 2 mois.
Le e-reporting et le e-invoicing permettront notamment à l’administration de contrôler les dépassements de seuil chez les médecins bénéficiant de la franchise en base de TVA.
Nature des données à transmettre dans le cadre du e-reporting
Données de facturation : période, date des transactions, catégorie de transaction (prestation de services soumise à la TVA), montant total HT, montant total de la TVA, devise, nombre de transactions quotidiennes pour les opérations ne donnant pas lieu à facture, numéro et date de facture pour les opérations donnant lieu à facturation électronique.
Données de paiement : période, dates d’encaissement, montant encaissé, numéro et date de facture pour les opérations donnant lieu à facture électronique.
Les données de paiement sont à transmettre à partir de la date d'encaissement du paiement (ou de la remise du chèque par le patient).
En cas de paiement partiel, seul le montant encaissé doit être transmis. La donnée de paiement sera enrichie à chaque nouvel encaissement de la date et de son montant. Dans le cas d’impayé, aucune donnée de paiement ne doit être transmise.
Sanctions
En termes de sanctions directes, une amende sera de 250€ par transmission manquante sera donnée en cas de non-respect du e-reporting. Les entreprises ne respectant pas l'obligation de facturation électronique se verront infliger une amende de 15€ par facture. Les amendes seront limitées à 15 000€ par année civile.
Vous trouverez des informations complémentaires ici.