Tous les actes médicaux esthétiques non remboursés par l’Assurance Maladie sont soumis à TVA.
Quels sont les médecins soumis à la TVA ?
Pour connaître son régime d'imposition à la TVA, un médecin doit évaluer le montant de ses honoraires soumis à TVA encaissés sur l’année civile en cours.
En France, tant que ce montant ne dépasse pas un certain seuil (39 100 € en 2023), le médecin a la possibilité d’être exonéré de déclaration et de paiement de TVA sur les prestations esthétiques qu’il réalise. Le médecin bénéficie alors de la franchise en base de TVA. Ce médecin doit facturer en hors taxe en faisant figurer la mention « TVA non applicable selon l'article 293B du CGI » sur ses factures. Il ne peut pas récupérer la TVA de ses dépenses professionnelles. C’est un assujetti à la TVA mais non redevable, car il ne facture et ne paie pas de TVA. En cas de dépassement du seuil, le médecin est redevable de la TVA dès le 1er jour du mois de dépassement.
Un médecin assujetti à la TVA qui possède également une activité médicale classique doit distinguer le chiffre d’affaires relevant des actes esthétiques de celui de son activité médicale remboursable.
Gestion de la TVA et logiciel certifié
L’enregistrement des règlements patients et la gestion de la TVA sont grandement facilités par l’usage d’un logiciel.
Il est possible d'utiliser un logiciel type tableur ou traitement de texte pour la facturation mais pas pour les encaissements. Cependant, utiliser un tel logiciel a souvent des conséquences négatives : pertes de temps, risques d’oublis ou d’erreurs, difficulté de suivi des factures et des impayés, etc.
L’autre option est d’utiliser un logiciel spécialisé, quel que soit sa qualification (de caisse, de comptabilité ou de gestion). Les prestations de médecine esthétique étant facturées à des particuliers pour lesquels la remise de facture n’est pas obligatoire, le logiciel utilisé doit être certifié, conformément à l’article 88 de la loi de finances 2016. Un tel logiciel doit ainsi satisfaire à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.
Les professionnels en franchise en base de TVA n’ont aucune obligation d’utiliser un logiciel certifié.
Avantages des logiciels certifiés
Voici quelques avantages de l’utilisation d’un logiciel certifié pour la facturation et les encaissements en médecine esthétique :
- Gestion simplifiée : un logiciel certifié facilite la gestion des facturations et des encaissements. Il automatise des tâches telles que la saisie de facturations, la création et l’envoi de factures, ce qui permet de gagner un temps précieux et de réduire les erreurs de calcul ou de numérotation.
- Suivi des paiements et des impayés : cette tâche peut être réalisée facilement grâce au logiciel certifié. La relance des patients peut être faite d’un clic.
- Conformité fiscale : un logiciel certifié permet de générer des factures conformes aux exigences légales en matière de TVA. Cela limite les erreurs et aide à respecter les obligations fiscales.
- Rapports et analyses : un logiciel certifié propose des rapports et des analyses financières. Il est ainsi possible d’avoir une vue d’ensemble des revenus, des paiements en attente, des remboursements éventuels, etc. Ces informations peuvent être précieuses pour la gestion de l’activité esthétique et la prise de décisions financières.
- Confidentialité et sécurité : les logiciels certifiés, en particulier ceux hébergés sur des serveurs agréés Données de santé (ce qui est rare pour ce type de logiciel) offrent des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données personnelles des patients. Cela inclut souvent le cryptage des données, l’accès restreint aux informations et des mesures de sauvegarde quotidiennes.
Sanctions
Le professionnel utilisant un logiciel de facturation/encaissement non conforme encourt une amende de 7 500 € et une nouvelle amende de 7 500 €, s’il ne s’est pas mis en conformité dans un délai de 60 jours. Cette amende est reconductible jusqu'à la mise en conformité.
Lorsque vous choisissez un logiciel pour la facturation et les encaissements en médecine esthétique, assurez-vous qu’il est certifié, bien adapté à votre secteur et répond à vos besoins spécifiques. Il est également important de se conformer aux réglementations en vigueur concernant la protection des données et la confidentialité des patients.